9 mẹo giúp gửi email vào Inbox thay vì vào danh mục spam

Gửi email và bị vào danh mục rác (Junk folder) của khách hàng là vấn nạn tại Việt nam, nơi có tỷ lệ số lượng thư spam hàng đầu thế giới. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích làm thế nào để tối ưu hóa để email có cơ hội tốt nhất vào Inbox của khách hàng. Nếu sự thành công của chiến dịch email marketing phụ thuộc vào việc khách hàng mở email, thì điều đầu tiên là khách hàng phải NHÌN THẤY email đã. Vì có mấy ai trong chúng ta thường xuyên kiểm tra danh mục thư rác?

6 bước để viết một email thuyết phục

1. Cố gắng vào được danh sách sạch:

Các nhà cung cấp dịch vụ Hotmail, Yahoo hay Gmail đều duy trì một danh sách chuẩn những người gửi. Khi địa chỉ email của bạn trong danh sách, xác suất tối đa là email bạn gửi sẽ vào inbox. Nếu sau đó đột nhiên bạn gửi spam, bạn có thể bị loại ra khỏi danh sách. Để được chấp thuận vào danh sách là một quá trình khó khăn, các nhà cung cấp dịch vụ đánh giá chất lượng từng địa chỉ qua nội dung email đã gửi, hành động của người nhận khi nhận được email. Nếu có nhiều người dánh dấu thư của bạn là rác, không chỉ là bạn không vào được danh sách sạch mà còn có khả năng là bị vào danh sách đen của các nhà cung cấp dịch vụ.

2. Gửi nhỏ giọt:

Bộ lọc spam của các nhà cung cấp dịch vụ sẽ kiểm tra bao nhiêu email bạn gửi trong một khoảng thời gian. Nếu gửi cho một danh sách lớn, hãy cấu hình để gửi theo từng phần, ví dụ, gửi 40 email rồi đợi 6 phút để gửi tiếp 40 email khác, hầu hết các phần mềm gửi email đều có chức năng này. Điều này cũng giúp cho việc thông báo spam từ người nhận (nếu có) không gửi lại dồn dập vào cùng một thời điểm. Không gửi quá nhiều email trong một ngày, tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều có quy định riêng, ví dụ Gmail không cho phép gửi quá 500 email trong một ngày.

3. Làm sạch danh sách người nhận:

Đa số các nhà cung cấp dịch vụ đều tăng điểm spam cho domain hay IP của bạn (nghĩa là tăng xác suất email của bạn vào danh mục thư rác), nếu nhận thấy bạn gửi cho những tài khoản email xấu. Tài khoản xấu có thể là những địa chỉ không tồn tại, đã bị xóa hoặc là quá hạn mức dung lượng cho phép. Những địa chỉ này phải được thường xuyên xóa khỏi danh sách nếu bạn không muốn bị đánh dấu là spam.

4. Có link hủy đăng ký rõ ràng cho những người không muốn nhận:

Cung cấp một đường link rõ ràng để có thể nhanh chóng hủy đăng ký nếu không muốn nhận tiếp email là cách tốt nhất để tránh người nhận bực bội và đánh dấu bạn là spam. Tiêu chí số một để các nhà cung cấp dịch vụ cho thư bạn vào mục thư rác chính là dựa trên sự đánh dấu này của khách hàng

5. Thuyết phục người nhận thêm bạn vào contact list:

Khi người nhận thêm bạn vào contact list, hay sổ địa chỉ, thư của bạn sẽ luôn luôn vào inbox của họ. Hãy sử dụng mọi cơ hội để khuyến khích người nhận làm điều này khi gửi thư cho họ. Ví dụ như khi họ tích vào đường link để đăng ký nhận tin, hãy thuyết phục rằng, “đảm bảo rằng bạn tiếp tục nhận được các thông tin hữu ích bằng cách thêm địa chỉ chúng tôi vào contact list”.

6. Gửi email thử:

Trước khi gửi một email mà bạn đã mất rất nhiều công sức chuẩn bị cho một danh sách lớn, hãy gửi thử đến email từng nhà cung cấp dịch vụ lớn (Hotmail, Yahoo, Gmail hoặc domain quan trọng trong danh sách bạn định gửi). Khi gửi thử, hãy sử dụng chính xác những thông tin cấu hình dự định, nếu đa số thư gửi thử vào danh mục rác, có nghĩa rằng điều đó cũng xảy ra khi bạn gửi thật. Nếu thế hãy thử đổi tiêu đề, nội dung, hay cấu hình để xác định xem điều gì đã làm cho email của bạn bị cho vào danh mục rác.

7. Không sử dụng những mã HTML cẩu thả:

Khi bạn soạn bằng Microsoft word rồi copy lại, trong email có thể lưu lại những mã html xấu mà các bộ lọc spam của các nhà cung cấp dịch vụ rất không thích. Hãy sử dụng những mẫu email (template) được soạn thảo cẩn thận, quá nhiều mã html hoặc quá nhiều text đều không tốt. Sau khi soạn xong email, hãy kiểm tra lại mã html và loại bỏ những đoạn mã không cần thiết.

8. Không sử dụng ảnh kích thước lớn:

Nhúng ảnh vào trong email là một ý tưởng không tồi, nhưng soạn cả email bằng một ảnh lớn thì lại rất không tốt. Bộ lọc spam của các nhà cung cấp dịch vụ rất không thích những từ như “miễn phí”, “khuyến mãi”, và khi không thể đọc được nội dung của ảnh, các bộ lọc này có thể cho rằng trong ảnh có ẩn chứa những nội dung như vậy và sẽ đánh giá theo chiều hướng tiêu cực.

9. Đừng có vẻ giống spam:

Điều này là rõ ràng nhất. Khi bạn sử dụng càng nhiều câu từ “giống spam”, càng ít khả năng thư của bạn vào inbox. Hãy sử dụng phần mềm giúp kiểm tra “điểm số spam” trong email trước khi gửi, nhưng dưới đây là các nguyên tắc cơ bản:

-  Không sử dụng từ “miễn phí”, “khuyến mãi” nhiều lần

-  Không viết hoa toàn bộ câu

-  Không dùng chữ nhiều màu

-  Chỉ sử dụng một vài dấu chấm than cho cả email!

-  Tránh xa các từ như “viagra”, “sex”, liên quan đến cờ bạc…

Mặc dù đã thực hiện hoàn hảo những điều trên, email của bạn có thể vẫn bị cho vào thư mục rác. Các tiêu chí bộ lọc spam thay đổi hàng ngày và có thể bị ảnh hưởng bởi những điều mà bạn không kiểm soát được. Tuy nhiên, hãy theo sát những khuyến cáo ở trên bởi vì mỗi khi các nhà cung cấp đã nghĩ email của bạn là spam, rất khó để quay ngược trở lại để vào danh sách được chấp thuận. Và nhớ rằng, gửi càng nhiều email khách hàng muốn nhận, xác suất càng lớn email của bạn sẽ vào inbox người nhận.

Posted in: Internet Marketing